Método GTD (Getting Things Done)
Con tantas actividades que tenemos por realizar, la cantidad de información que manejamos y el ritmo que llevamos en nuestro día a día, es muy común que vivamos con la sensación de que nos faltan horas, sin embargo, la realidad no es que necesitamos más tiempo, lo que necesitamos es ser más productivo para aprovechar al máximo nuestro día.
Ser productivo quiere decir, producir más invirtiendo menos tiempo y energía. De esta forma, tendrás más tiempo para hacer otras cosas, como aprender algo nuevo, formarte y pensar de forma clara. ¿a quién no le gustaría tener tiempo para todo eso?
Para lograrlo, te proponemos usar esta increíble metodología llamada GTD, con la cual podrás aumentar tu productividad en todo lo que hagas y aprovechar mejor el tiempo.
¿Qué es GTD?
El Método GTD es una metodología de productividad que le enseña cómo hacer un mejor uso de su tiempo para ser más eficiente.
El acrónimo GTD, que significa “Getting Things Done", es una metodología creada por David Allen, la cual fue publicada en su libro" El arte de hacer que las cosas sucedan". Consiste en un método sencillo y efectivo que consta de 5 pasos que te ayudarán a organizar todas tus tareas de una forma más eficiente.
Al usar el método GTD, podrá acordarse de todas sus responsabilidades, no se sentirá agobiado y estresado, aunque tenga muchas tareas por hacer, mejorará su organización, dejará de posponer y rendirá mucho más en sus actividades.
El principal objetivo de esta metodología es reducir el estrés y la ansiedad mientras se incrementa la productividad.
¿Cómo funciona esta metodología?
Contrario a lo que uno podría pensar la primera vez que conoce sobre esta metodología, el GTD propone ser más que un simple organizador de tareas. El método brinda un sistema que contribuye a liberar espacio en la mente y facilitar la toma de decisiones. Todo esto mediante el debido almacenamiento de la información, y a la facilidad para obtener acceso a esta, en el instante en que la requiera. Uno de sus principales objetivos es hacer que el inconsciente sea libre para que produzca nuevas ideas y oportunidades.
¿Cuáles son los pasos del Método GTD?
1. Recopilar
Este es el momento de recopilar todos sus compromisos, ocupaciones, tareas, proyectos, metas, lugares por visitar, ideas, todo lo que demande su atención, y anotarlo en un lugar más confiable. Para ello, usaremos un cuaderno o un dispositivo electrónico y escribiremos todas esas actividades en una lista denominada "Bandeja de entrada".
Esta lista servirá para que usted saque de su cabeza todas las cosas pendientes por hacer y, de esa forma ganará la tranquilidad de saber que no olvidará las cosas. Lo importante para que este paso funcione, es anotar las ideas o tareas justo cuando surjan, y así no tendrá que conservar la información en su mente.
Te recomendamos susar herramientas como Evernote o Todoit, que son sencillas de usar y tienen una versión gratuita con lo necesario para implementar este método, aunque puede ser cualquier otro administrador de tareas, o incluso, un bloc de notas.
2. Procesar
Una vez tenga elaborada su lista, deberá analizar cada una de las cosas que anotó y decidirá que acciones tomar sobre ellas, es decir, si la va a cumplir o si no hará nada con ellas.
Para las cosas que no requieren acción, debe:
- Descartar lo que usted realmente sabe que no va a realizar;
- Agrupar en una nueva lista llamada "algún día / tal vez" los proyectos que desea llevar a cabo, pero no tienen definida una fecha límite (por ejemplo, aprender a tocar el piano, viajar a x, etc.);
- Crear una Lista de referencias con todo lo que quiera conservar para el futuro. Podría ser ver una serie, artículos interesantes, libros que quiera leer...)
Para las cosas que demandan acción, debe:
Elabora una nueva lista y si hay alguna tarea que puedas realizar en menos de 2 minutos, hazla en este momento y táchela al completarla. Por el contrario, si la tarea requiere más tiempo, debes:
- Delegar la tarea al responsable de realizarla.
- Programar la tarea indicando fecha y hora en que deberá ser completada.
- Convertirlo en un proyecto, si la tarea involucra muchos pasos. Por ejemplo: para comprar una casa hay que buscar propiedades en venta, evaluar los precios, visitar la casa, negociar con el vendedor, etc.
Para la realización del proyecto, es necesario programar la finalización de cada etapa, debido a que son cosas que requieren más tiempo. Por eso es necesario separarlo en tareas más pequeñas. De lo contrario, te sentirás frustrado al ver que no puedes completar todas las acciones a la vez.
3. Organizar
Organice sus tareas y proyectos por categoría como, por ejemplo: trabajo, personal, viaje, etc. Para ello, coloque todas las tareas o proyectos asociados a su vida profesional en la lista de trabajo, y así sucesivamente con cada una de las categorías.
Esto le permitirá encontrar más rápido las tareas y visualizar fácilmente los pendientes que tiene en cada categoría.
4. Revisar
Haz una revisión frecuente, puede ser diaria o semanal, de todas tus responsabilidades, incluyendo compromisos y proyectos. En esta etapa, debes determinar tus próximas acciones, reevaluar las prioridades, añadir nuevas tareas o incluso buscar nuevas ideas para mejorar su sistema actual de GTD.
También, te recomendamos programar esta revisión en tu calendario, para que no olvides hacerlo y se convierta en parte de tus hábitos.
5. Hacer
Ya estás listo para comenzar a trabajar y cumplir con tus actividades. Pero recuerda, la idea es realizar las tareas de acuerdo con lo establecido en la agenda y en las prioridades de cada categoría. Además, es importante evita dejar tareas a medias, el objetivo de este método no es trabajar en una tarea, sino completar la tarea. De esta forma, lograrás ser más productivo y eficiente.
¿Cuáles son los beneficios de usar el método GDT?
Libera tu mente
Libera tu memoria al crear listas de tareas, de esta forma no tienes que estar constantemente recordando lo qué debes hacer, cómo ni cuándo.
No solo sirve para el trabajo
Este método puede ser aplicado tanto en la vida profesional como la personal. De hecho, se aconseja ser usado en ambos casos sin distinción.
Ganas tiempo
Al mantener las acciones organizadas por categoría, la productividad y eficiencia aumentan, debido a que mantienes tu atención en realizar las tareas, y evitar saltar de una actividad a otra sin propósito.
No requiere el uso de software
Aunque existen muchas herramientas compatibles con esta metodología, lo ideal es comenzar usando lápiz y papel, para evitar hacer el uso inadecuado del método.
¿Para quién es esta metodología?
GTD es un método de autogestión, que ha sido usado por numerosos seguidores quienes han comprobado su efectividad, pero el método Getting Things Done no es un método sencillo ni es para todos.
GTD se recomienda para aquellas personas que son analíticas y estructuradas en sus procesos y que tienen claros sus objetivos y prioridades. También, si tienes asignadas varias tareas, este sistema te permitirá tener una visión clara de las acciones que debes tomar.
Sin embargo, si no tienes excesivas responsabilidades (profesionales y privadas), puede que el método GTD no sea adecuado para ti. En estos casos, es suficiente con llevar tu propia agenda, crear una lista de tareas pendientes para los asuntos personales y establecer una fecha recurrente para organizar la bandeja de correo electrónico.
El método GTD se ha consolidado como uno de los sistemas por excelencia la gestión del tiempo y la productividad personal, siendo muy utilizado por emprendedores y hombres y mujeres de negocios.
