¿Qué es la facturación?
La emisión de facturas es un proceso de suma importancia en todo comercio o empresa en España.
En muchos casos, la terminología puede confundirse con lo que respecta a la acción del control del volumen de ventas. Sin embargo, la facturación es netamente un proceso para realizar el registro, cobro y envío de un bien o servicio reflejado en una factura.
Concepto de facturación
Se define facturación como un proceso que permite emitir una factura, donde se elaboran registros, cobros y envíos. Este proceso se encuentra regido bajo normas fiscales y contables, por lo que debe cumplir con todos los requisitos de la ley.
Este procedimiento es ejecutado por cualquier empresa o comerciante independiente, pues se trata de una operación comercial. Asimismo, puede realizarse tanto de forma automatizada -gracias a softwares especializados en ello- como manual.
Según lo indica la Ley del IVA en España, tanto profesionales como empresarios están en el deber de emitir una factura y su correspondiente copia, ya sea por las prestaciones de servicios o entregas de productos que lleven a cabo en el desenvolvimiento de su trabajo, abarcando las sujetas o no sujetas, pero libres de impuestos.
¿Qué contiene una factura?
Las facturas se encargan de reflejar la información de una transacción comercial de la prestación de un servicio o ventas de productos, conteniendo los siguientes datos:
- La información referente al emisor y destinatario de la factura (como el nombre, la dirección y NIF).
- Impuestos aplicables.
- Plazo y modo respectivo de pago.
- Número de factura.
- Importe facturado.
- Concepto de la factura (la información sobre la operación).
- Desglose por cada concepto.
¿Cuándo se debe ejecutar la facturación?
En general, las regulaciones y leyes de cada país son las que se encargan de exigir los términos particulares y criterios bajo los cuales se puede realizar la facturación. No obstante, por norma general se efectúan en el momento en que:
- Se exportan productos de consumo, a excepción de aquellas tiendas que no están obligadas a pagar impuestos.
- Existan compañías, ente autónomos o públicos como compradores.
- Existan transacciones a distancia, en las cuales se entregan o venden productos bajo las tributaciones especiales.
- El cliente exige la factura, esto con el objetivo de cumplir al pie de la letra con la declaración de impuestos.
- Donde se requiera el anticipo del pago.
Obligaciones dentro de la facturación que deben cumplir los empresarios
En base al Real Decreto 1619/2012 -del 30 de noviembre- la facturación es regulada. Como resultado, también es aprobado el Reglamento por el cual se ajustan las obligaciones en lo que respecta facturación, entre ellas:
- Preservar copias de las facturas emitidas.
- Mantener libros de registros tanto de las facturas tanto recibidas como de las emitidas.
- Producir y hacer entrega de las facturas por transacciones realizadas en el desarrollo del trabajo profesional o empresarial.
- Preservar las facturas -u otros justificantes del mismo índole- recibido de otros profesionales o empresarios.
Asimismo, existen casos en lo que dentro del reglamento de facturación no es necesario ejecutar una factura, estos casos son:
- Transacciones realizadas durante el desenvolvimiento de actividades permitidas bajo el régimen especial de pesca, agricultura y ganadería.
- Transacciones de profesionales o empresarios permitidos bajo el régimen del IVA.
- Transacciones libres del IVA, con la excepción de casos previstos según la Ley del IVA.
- Casos que son permitidos por la Agencia Tributaria.
- Transacciones que presentan recargo de equivalencias, las cuales deberán ejecutar facturas por la entrega de inmuebles sujetas y no libres de impuestos.
¿Qué son los softwares de facturación?
Un software de facturación es un sistema que permite realizar facturas automáticamente. Esto con el fin de reducir al máximo cualquier posible fallo y simplificar aún más el proceso de facturación.
Este método presenta ciertas características, entre ellas:
- Cuentan con plantillas sencillas de usar, lo cual es eficiente frente a aquellos programas con interfaces complejas basadas en muchos casos en hojas de cálculo.
- Posee almacenamiento en la nube, por lo que no existen limitaciones de espacio.
- Los software de facturación se han desarrollado en perfecta sincronía con las nuevas tecnologías.
Conociendo estas funcionalidades, con este sistema es posible para cualquier comerciante o empresario ejecutar un software de facturación desde cualquier parte, ya sea desde un smartphone, ordenador o tablet.
Relación entre Facturación, el Ticket BAI y Suministro Inmediato de Información
El Ticket BAI es un sistema que se encarga de obligar a las tiendas a mandar sus facturas producidas a la Hacienda de cada provincia en la cual se encuentren. Esto con el fin de facilitar el cumpliento de todas aquellas obligaciones tributarias con las que cuentan los diferentes negocios en el país, al mismo tiempo que se lucha contra el fraude fiscal.
Este sistema tiene su origen en el Plan Conjunto de la Lucha contra el Fraude Fiscal, proveniente del País Vasco.
Con el Ticket BAI es posible ejecutar la necesidad existente de dar a conocer el proceso de facturación con el cual cuentan las empresas, de la misma manera en que lo planteó el Suministro Inmediato de Información del IVA. De acuerdo a sus objetivos, el SII se encargaba de dar a conocer a los profesionales y empresarios la condonación de presentar su declaración fiscal de transacciones, de acuerdo al modelo 347.
Por lo tanto, el SII es un sistema relacionado con la gestión del IVA, donde se ven los libros de registros por medio de la Sede Electrónica de la Administración Tributaria. De modo que, las empresas que aplican esta metodología tengan la obligación de enviar los detalles de su facturación por vía electrónica, para que sean configurados en Los Libros de Registros de IVA automáticamente.
Con la existencia de ambos sistemas (tanto el SII como el Ticket BAI) las compañías tendrán el deber de ajustar sus softwares de facturación para que puedan ejecutar sus respectivas facturas siguiendo las exigencias legales que existen hoy en día y así hacer llegar su información a Hacienda.
En general, la facturación permitirá a cualquier tienda o negocio conocer:
- El origen de los ingresos.
- Cuál es la mejor estrategia que se puede planificar.
- Que probabilidades existen de invertir.
- La cantidad de bienes o servicios que se venden más.
- Qué nivel de liquidez tiene la tienda.