Software para administrar los contactos con los clientes de forma organizada

CRM Ofiwin Mecaniza e integra las distintas labores que se llevan a cabo en la oficina, complementándose con el software usado actualmente. Este software ofrece una integración total con la ofimática y la gestión documental, siendo de gran utilidad para empresas industriales, de servicios, comerciales, etc.

¿Que es un CRM?

CRM (Customer Relationship Management) es el conjunto de la metodología, la información y los procesos, que permiten a una empresa administrar sus contactos con los clientes de una forma organizada, necesarios para construir una relación entre una compañía y sus clientes y los sistemas basados en él están orientados a imaginar cual va a ser el comportamiento que tendrá el cliente con respecto a la empresa. Se puede definir como la manera de identificar, adquirir y retener a los clientes.

Conseguir que las empresas tengan un trato personalizado con el mercado es uno de sus principales objetivos. Para ello se recoge una gran cantidad de información relacionada con los clientes y sus necesidades, anticipándose a sus deseos y necesidades para conseguir finalmente su lealtad. Esta estrategia enfocada hacia el cliente trata de coordinar personas, procesos y tecnología, siendo aplicadas a las empresas gracias a los avances de las IT.

Beneficios respecto al sistema habitual (Outlook):

• La base de datos es única para toda la empresa.
• Los e-mails están en el servidor y se hacen copias de seguridad al igual que el resto de los datos.
• El OUTLOOK de cada puesto tendrá la libreta de direcciones vacía, por lo tanto en caso de ataque de virus, de esta manera no afectará a la libreta de direcciones.
• Se podrán consultar todos los e-mails de un cliente.
• Podemos visualizar los documentos en distintos formatos indistintamente, ya que son árboles virtuales.
• El volumen de información apenas influye en la velocidad de búsqueda. Fácil manejo tanto de decenas de miles de documentos como de cientos de miles de documentos.
• Rápida consulta de documentos de un cliente, de un proveedor, de un banco o incluso de un cliente potencial.

Módulos:

CRM Ofiwin pretende mecanizar e integrar las distintas labores que se llevan a cabo en la oficina y así mejorar y expandir los negocios ya sea en empresas industriales, de servicios, comerciales, etc. Una integración total con la ofimática y la gestión documental.

Gestión ofimática y documental

Mediante la gestión documental podemos:

• Organizar los documentos asociados a clientes, proveedores, bancos o incluso proyectos.
• Guardar y enlazar todo tipo de archivos, pudiendo consultarlos o modificarlos cuando sea necesario.
• Guardar los emails, llamadas, visitas y notas, pudiendo consultarlos o modificarlos cuando sea necesario.
• Visualizar el listado de documentos en formato de árbol virtual.

Agenda integrada

La agenda de todos los usuarios está integrada en el servidor, por lo que se puede controlar el estado de notas, visitas, trabajos atención telefónica e incidencias. Con CRM Ofiwin podemos enviar notas internas entre los usuarios de la oficina.

Visitas

Se planificarán las visitas comerciales a clientes o proveedores y estas quedarán registradas junto con todos los datos adicionales para futuras consultas.

Mailing

Muestra los datos de los clientes, proveedores, posibles clientes y posibles proveedores de la empresa, datos como por ejemplo:

• Contactos.
• Emails.
• Anotaciones.
• Trabajos.
• Posibilidad de integrarles documentos.

El Mailing da la posibilidad de registrar las llamadas entrantes y salientes, para luego poder visualizar las llamadas y los trabajos por cada operario.

Atención telefónica

Completo registro de llamadas entrantes y salientes, duración y la razón de la misma. Esta información se podrá consultar en el mantenimiento de trabajos, que lo enlaza automáticamente con la ficha de cada uno de los clientes/proveedores.

Telemarketing

Este módulo da la posibilidad de preparar las llamadas que se van a realizar y asignarlas a una operadora. Posteriormente,  la operadora realizará la llamada, resolviendo desde este punto las incidencias que pudiera haber.

Incidencias

Posibilidad de realizar un seguimiento exhaustivo de los INC (Incidencias de No Conformidad), así como las acciones que se van a realizar en cada caso, asignando la responsabilidad a un usuario en concreto.

Gestión de Emails

La Gestión de emails da la posibilidad de enviar y recibir emails desde la propia aplicación.

CRM Ofiwin está integrado en Outlook, y los emails recibidos así como los emails enviados quedarán registrados automáticamente en la gestión documental, y es ahí donde se harán regularmente copias de seguridad.

Estos emails quedarán perfectamente registrados dentro de la aplicación, siendo muy fácil acceder a ellos.

Administración de Trabajos

Facilidad y comodidad a la hora de consultar trabajos pendientes de facturar, pendientes de realizar, etc. CRM Ofiwin da la opción de introducir los trabajos diarios realizados por cada operario: tanto los relacionados con clientes como los internos realizados en la oficina (trabajos administrativos, reuniones, etc.).

Esta diseñado para que funcione de manera ininterrumpida, y entre sus funciones esta la de velar por el buen funcionamiento del sistema en general, así como algunas tareas concretas, como son:

• Copia de seguridad diaria en formato comprimido.
• Control de imputación de partes de trabajo.
• Fiabilidad de datos: controlando que no haya e-mails enviados sin titulo, ni pedidos sin forma de pago, ni cartas/faxes sin título en Documentos.